Späť

Funkce systému pohodlne.info

Organizace věnující se provozování různých zájmových činností, např. bojová umění, kopaná, košíková nebo i včelařství, mají přes svou různorodost jedno společné a životně důležité pro svoji činnost - členskou základnu. Členové jsou pro organizace nepostradatelní, ale zároveň musí o nich vést nějakou agendu, aby o nich měli přehled. Čím větší počet členů organizace má, tím více se ztrácí přehled o jejich závazcích vůči organizaci, převážně jde o poplatky. Díky naší Evidenci členů získáte lepší přehled o vašich členech.

Zároveň může organizace informovat své členy formou e-mailové komunikace o připravovaných aktualitách či informovat veřejnost o pořádaných Událostech organizace, např. nábor nových členů.

Našim zákazníkům je systém k dispozici jako jednotlivé služby, které jsou mezi sebou provázány. Události organizace nebo Evidence účastníků jsou organizacím k dispozici zdarma. Cena ročního poplatku Evidence členů se odvíjí od počtu aktivních členů a zájmových odvětví, kterým se organizace věnuje. K tomuto členění jsme přistoupili na základě zkušeností, protože každé odvětví potřebuje ke své práci jiné informace, vytváří jiné přehledy apod.

Jednotlivé části systému

Evidence členů

Umožňuje vést veškeré potřebné osobní údaje k fyzickým osobám, kontaktní údaje, definovat různé typy členství, seskupovat členy do různých skupin a řadu dalších činností. Umožňuje definovat vazby mezi členy, např. u nezletilých zákonného zástupce, sourozence a případné další, které mohou mít vliv např. na výši členských příspěvků apod.

Osobní údaje a kontakty

Pro identifikaci člena s možností jej kontaktovat je nezbytné ukládat osobní údaje a kontakty na člena. Každá organizace si volí, jaké osobní údaje a typy kontaktů chce o členech evidovat.

Členství

Důležitým záznamem každého člena je jeho členství v organizaci, jeho vznik i zánik, či změna členství v rámci věkové kategorie. Členství je možné definovat v rámci jednotlivých typů členů a to v souladu se stanovami organizace. Systém v základní verzi pracuje s těmito typy členů:

  • Aktivní člen - Členové, kteří se pravidelně účastní činnosti organizace
  • Zájemce - Potencionální člen, zájemce o členství, ke kterému je potřeba vést kontaktní údaje
  • Bývalý člen (Archiv) - Osoba, které ukončila nebo bylo jí ukončeno členství. Organizace si může vést potřebné kontaktní údaje, které může využívat např. k pozvánkách na různé akce a podobně.
  • Nečlen - Osoba, která není členem, ale má určitý vztah k organizace nebo jejím členům. Např. se může jednat o rodiče dětí nebo účastníky různým akcí, které organizace pořádá.

Příspěvky a poplatky

Mezi příjmy organizace patří většinou členské příspěvky a další poplatky. V evidenci lze definovat různé poplatky jako služby. K jednotlivým poplatkům lze generovat jednoznačný identifikátor pomocí variabilního a specifického symbolu. Možné je sledovat úhrady za daný měsíc. O pohledávkách je člen informován prostřednictvím e-mailu a zároveň veškeré poplatky, stejně jako veškeré další údaje o své osobě, vidí na své členské kartě.

Systém pracuje ve dvou režimech, kdy si organizace může vybrat mezi prostým sledováním přijatých plateb nebo mezi sofistikovanějším sledováním veškerých pohledávek (očekávaný příjem, úhrady, pohledávky a nedoplatky).

Systém umožňuje platbu přes platební bránu a párování plateb z bankovních výpisů.

Komunikace se členy

Informování členů o aktualitách organizace formou zasílání e-mailů. Ať už se jedná o zaslání upomínky o zaplacení členského poplatku nebo o zaslání informací k blížící se valné hromadě. Lze využít i předdefinované šablony, které můžeme upravit podle požadavků organizace.

Informace a dokumenty

K jednotlivým členům lze evidovat řadu dalších potřebných informací jako například zdravotní prohlídky, doložení kvalifikačních požadavků, zapůjčené vybavení, výkonnostní údaje, ale i smlouvy či různá potvrzení. Lze hlídat vypršení termínů a přikládat kopie dokumentů.

Skupiny

Člena lze zařadit do vybrané skupiny s časovým vymezením. Může se jednat o oddílovou skupinu, ke které může získat přístup v rámci evidence členů vedoucí skupiny, např. trenér. Člen může získat funkci v rámci organizace, např. trenér nebo člen výboru, kterou lze pokrýt také pomocí skupin.

Docházka a účast člena na událostech organizace

V systému lze vést údaje o přítomnosti členů na různých akcích, např. tréninky. Pro tuto příležitost je k dispozici Evidence účastníků propojující Evidenci členů s Událostmi organizace, který umožní trenérům zadávat docházku on-line a rodičům tak lépe kontrolovat přítomnost svých dětí.

Vztahy

Má-li člen v oddíle sourozence, rodiče anebo potřebujete kontakty na zákonného zástupce, je možné tyto osoby propojit pomocí vztahů.

Výstupy a sestavy

Umožňuje vytvářet různé výstupy a sestavy pro různé asociace či svazy, poskytovatele dotací či vlastní potřebu. V evidenci jsou k dispozici předdefinované výstupy pro:

  • Národní sportovní agentura
  • Česká unie sportu

V případě zájmu je možné doplnit další výstupy z jiných asociací. Ve většině případech jsou údaje velice podobné.

Kontroly

Pro zjednodušení řízení jsme do systému zabudovali řadu kontrol, jako jsou přehledy o úhradě jednotlivých poplatků, ale i věkové hranice pro jednotlivé typy členství a další.

Firmy a instituce

Evidence různých organizací, jako jsou různé zastřešující organizace, dodavatele či donátoři a potřebných údajů k nim. Současně systém umožňuje vést u těchto subjektů řadu potřebných informací, dokumentů včetně komunikace.

Události organizace

Jde o bezplatnou správu událostí, kterou může organizace neomezeně využít ke zveřejňování svých událostí na našem portále.

Evidence účastníků

Evidence učastníků obsahuje seznam osob přihlášených na Událost organizace. Těmto osobám lze rozesílat informace pomocí e-mailu, měnit stav registrace podle aktuální situace a kontrolovat uhrazené pohledávky. Součástí je i generování pohledávek a dalších doplňkových služeb. V budoucnu plánujeme online Registraci na událost s možností definovat doplňující parametry k  pořádané události včetně odbavovacího systému.

Ochrana osobních údajů (GDPR)

Správa GDPR

Kontrola organizace nad zpracováním osobních údajů svých členů podle Obecného nařízení o ochraně osobních údajů neboli GDPR.

Karta člena

Člen má přehled o svých osobních údajích a poplatcích, které o něm organizace vede.

Přenos členské základny

Ve formátu XML si můžete stáhnout členskou základnu a přenést ji jinému zpracovateli osobních údajů v případě žádosti organizace.

Další doplňky

Online přihláška

Nabízíme možnost si vložit online přihlášku na své stránky a usnadnit tak zadávání nových členů do evidence. Přihlášku lze rozšířit o další údaje, které potřebujete pro svou evidenci. Dále můžete k přihlášce přidat různé souhlasy se zpracováním osobních a jiných údajů. Systém zpracování jednotlivých souhlasů bude vycházet z Obecného nařízení o ochraně osobních údajů neboli GDPR.

Platební brána a párování z výpisu

Nabízíme možnost úhrady pohledávek přes platební bránu nebo párování plateb s výpisu z účtu. V případě zájmu o tuto službu nás kontaktuje na info@pohodlne.info.

Generování členských průkazů

Umíme připravit na míru ke stažení v PDF členský průkaz podle požadavků organizace, kde se předvyplní údaje člena z evidence. Tuto funkci vám můžeme zprovoznit na vyžádání. Ukázku vygenerovaného členského průkazu si můžete vyzkoušet v ukázce Karty člena.