Zpět

Funkce systému pohodlne.info

Organizace věnující se provozování různých zájmových činností, např. bojová umění, kopaná, košíková nebo i včelařství mají přes svou různorodost jedno společné a životně důležité pro svoji činnost - členskou základnu. Členové jsou pro organizace nepostradatelní, ale zároveň musí o nich vést nějakou agendu, aby o nich měli přehled. Čím větší počet členů organizace má, tím více se ztrácí přehled o jejich závazcích vůči organizaci, převážně jde o poplatky. Díky naší evidenci členů získáte lepší přehled o vašich členech.

Zároveň může organizace informovat své členy formou e-mailové komunikace o připravovaných aktualitách či informovat veřejnost o pořádaných událostech, např. nábor nových členů.

Našim klientům je systém k dispozici jako služba. Cena ročního poplatku se odvíjí od počtu aktivních členů a zájmových odvětví, kterým se organizace věnuje. K tomuto členění jsme přistoupili na základě zkušeností, protože každé odvětví potřebuje ke své práci jiné informace, vytváří jiné přehledy apod.

Jednotlivé části systému

Evidence členů

Umožňuje vést veškeré potřebné údaje k fyzickým osobám, kontaktní údaje, definovat různé typy členství, seskupovat členy do různých skupin a řadu dalších činností. Umožňuje definovat vazby mezi členy, např. u nezletilých zákonného zástupce, sourozence a případné další, které mohou mít vliv například na výši členských příspěvků apod.

Systém v základní verzi pracuje s těmito typy členů:

  • Aktivní člen – členové, kteří se pravidelně účastní činnosti organizace
  • Zájemce – potencionální člen, zájemce o členství, ke kterému je potřeba vést kontaktní údaje
  • Bývalý člen (Archiv) – osoba, které ukončila nebo bylo jí ukončeno členství. Organizace si může vést potřebné kontaktní údaje, které může využívat například k pozvánkách na různé akce a podobně.
  • Nečlen – osoba, která není členem, ale má určitý vztah k organizace nebo jejím členům. Například se může jednat o rodiče dětí nebo účastníky různým akcí, které organizace pořádá.

V rámci jednotlivých typů členů je možné nadefinovat typy členství v souladu se stanovami organizace.

Příspěvky a poplatky

Umožnuje definovat různé poplatky, například členské či účastnické, k jednotlivým poplatků generovat jednoznačný identifikátor pomocí variabilního a specifického symbolu. O pohledávkách je člen informován prostřednictvím e-mailu a zároveň veškeré poplatky, stejně jako veškeré další údaje o své osobě, vidí na své členské kartě. Systém pracuje ve dvou režimech, kdy si organizace může vybrat mezi prostým sledováním přijatých plateb nebo mezi sofistikovanějším sledováním veškerých pohledávek.

Komunikace se členy

Informování členů o aktualitách organizace formou zasílání e-mailů. Ať už se jedná o zaslání upomínky o zaplacení členského poplatku nebo o zaslání informací k blížící se valné hromadě. Lze využít i předdefinované šablony, které můžeme upravit podle požadavků organizace.

Informace a dokumenty

K jednotlivým členům lze evidovat řadu dalších potřebných informací jako například zdravotní prohlídky, doložení kvalifikačních požadavků, zapůjčené vybavení, výkonnostní údaje, ale i smlouvy či různá potvrzení. Lze hlídat vypršení termínů a přikládat kopie dokumentů.

Docházka

V systému lze vést údaje o přítomnosti členů na různých akcích, např. tréninky. Pro tuto funkčnost připracujeme systém účastníků propojující evidenci členů s událostmi, který umožní trenérům zadávat docházku on-line a rodičům tak lépe kontrolovat přítomnost svých dětí.

Vztahy

Má-li člen v oddíle sourozence, rodiče anebo potřebujete kontakty na zákonného zástupce, je možné tyto osoby propojit pomocí vztahů.

Statistiky a sestavy

Umožňuje vytvářet různé sestavy a statistiky pro různé asociace či svazy, poskytovatele dotací či vlastní potřebu. Základní sestavy jsou v systému předdefinovány.

Kontroly

Pro zjednodušení řízení jsme do systému zabudovali řadu kontrol, jako jsou přehledy o úhradě jednotlivých poplatků, ale i věkové hranice pro jednotlivé typy členství a další.

Firmy a instituce

Evidence různých organizací, jako jsou různé zastřešující organizace, dodavatele či donátoři a potřebných údajů k nim. Současně systém umožňuje vést u těchto subjektů řadu potřebných informací, dokumentů včetně komunikace.

Události

Jde o bezplatnou správu událostí, kterou může organizace neomezeně využít ke zveřejňování svých událostí na našem portále.

Účastníci události

Evidence učástníků události s kontaktními údaji na osoby přihlášené na událost. Těmto osobám lze rozesílat informace pomocí e-mailu. V budoucnu plánujeme online přihlášku na událost, která bude propojena s naší evidencí členů.

Ochrana osobních údajů (GDPR)

Správa GDPR

Kontrola organizace nad zpracováním osobních údajů svých členů podle Obecného nařízení o ochraně osobních údajů neboli GDPR.

Karta člena

Člen má přehled o svých osobních údajích, které o něm orgagnizace vede.

Přenos členské základny

Ve formátu XML si můžete stáhnout členskou základnu a přenést ji jinému zpracovateli osobních údajů v případě žádosti organizace.

Další doplňky

Online přihláška

Nabízíme možnost si vložit online přihlášku na své stránky a usnadnit tak zadávání nových členů do evidence. Přihlášku lze rozšířit o další údaje, které potřebujete pro svou evidenci. Dále můžete k přihlášce přidat různé souhlasy se zpracováním osobních a jiných údajů. Systém zpracování jednotlivých souhlasů bude vycházet z Obecného nařízení o ochraně osobních údajů neboli GDPR.

Generování členských průkazů

Umíme připravit na míru ke stažení v PDF členský průkaz podle požadavků organizace, kde se předvyplní údaje člena z evidence. Tuto funkci vám můžeme zprovoznit na vyžádání. Ukázku vygenerovaného členského průkazu si můžete vyzkoušet v ukázce karty člena.